Многие предприниматели в сфере digital-индустрии допускают серьезные ошибки в процессе бюджетирования и учета. Это приводит к ряду негативных последствий. Эксперты в области планирования бюджета и учета финансов малого и среднего бизнеса дают советы, как предотвратить финансовый крах компании.

При учете доходов многие компании допускают ошибки. Поэтому нужно знать о 4 ошибочных и 1 правильном методе учета прибыли.

Важно знать основы финансовой грамотности

Как предотвратить финансовый крах

Приблизительно 85% владельцев бизнеса не имеют базовых знаний в области учета собственных финансов. Они даже не слышали о методе начисления, о стандартах ведения финансовой отчетности в нашей стране.

Это неудивительно, ведь в Украине (да и вообще во всех странах СНГ) школы предпринимательского дела только начинают развиваться. Перед тем, как начать свое дело в области интернет-маркетинга, далеко не каждый человек записывается на специализированные курсы. Поэтому предприниматели сначала допускают ошибки, а потом понимают, что нужно обратиться к экспертам.

Большое внимание владельцы малого и среднего бизнеса уделяют навыкам управленца, чем ведению бухгалтерии. На самом деле эти умения одинаково важны для успеха собственного дела. Если неправильно вести финансовый и бухгалтерский учет, можно неправильно оценивать ситуацию.

Важно правильно отчитываться перед налоговой службой, чтобы не платить огромные штрафы. Нужно вести журнал финансовых приходов, отчитываться о прибыли и делать своевременные отчисления.  Даже если вы нанимаете на работу профессионального бухгалтера, вы должны быть в курсе его действий. В противном случае за допущенные ошибки придется расплачиваться вам. Поэтому запишитесь на специализированные курсы еще до начала продвижения своего бизнеса.

Не путайте личные финансы и деньги бизнеса

Многие предприниматели на начальном этапе задействуют личные финансы. Например, нужно было срочно оплатить работу специалистов рекламного агентства, поэтому бизнесмен перевел средства со своей личной карты. Поэтому подобная статья расходов не была учтена. В конце отчетного периода в отчете появляются несоответствия. Если не вспомнить, что были подобные расходы, окажется, что проект принес суперприбыль. Но на самом деле рентабельность будет ниже.

Может случиться и обратная ситуация. Например, нужно было оплатить за посещение своим ребенком спортивной секции, и вы сделали это со счета компании. В итоге вы забыли об этом, а в конце месяца оказалось, что остаток средств в кассе не сходится. Вы не можете понять, куда ушли средства, поэтому вносите эту сумму в категорию «Другие траты». Это тоже приводит к получению неправильного показателя рентабельности.

Поэтому каждый предприниматель должен придерживаться золотого правила:

Никогда не путайте личные финансы и деньги бизнеса!

Особенно печальными могут быть последствия, если у компании несколько соучредителей. На почве подобного обращения с деньгами бизнеса некоторые партнеры могут поругаться, закрыть общее дело. Даже если вы оплатите счет со своих личных денег, потом вы захотите забрать эту сумму. Если ваш партнер не будет знать об этом, он увидит несоответствие в отчете. Из-за этого многие могут подумать, что их обманывают. Если сумма будет большой, это может привести к серьезным разногласиям.

Финансовый учет нужно вести регулярно

Как предотвратить финансовый крах
Photo of human hands holding pencil and marking numbers in documents

Это важное правило, которое берут на вооружение далеко не все предприниматели. Если данные будут внесены несвоевременно, нельзя провести анализ и понять, откуда пришли средства и куда они были направлены. Забыть внести некоторые доходы и расходы при таком подходе к учету легко. Поэтому в итоге остатки могут не сходиться.

Некоторые предприниматели вводят информацию не сразу после транзакции, а, например, в конце недели. Из-за этого о некоторых операциях можно просто забыть. Разницу приходится записывать в категорию «Другие траты», так и не поняв, куда были потрачены деньги. Кроме того, приходится тратить больше времени, чтобы восстановить по памяти все транзакции.

Важно вести детальный учет. Это позволяет понимать ситуацию, сложившуюся на данном этапе в вашем бизнесе. Поэтому не стоит добавлять все затраты на рекламу в одну категорию. Гораздо эффективнее указывать статью затрат. Если на рекламу вы тратите больше 40% бюджета компании, вы захотите понять, куда уходит столько денег. Уменьшить затраты можно только после детального рассмотрения источников затрат. Уменьшив зарплату маркетологу или копирайтеру, вы получите заметное снижение качества. Поэтому нужно понимать, на чем можно сэкономить.

Разбив расходы на категории «Наружка», «Гугл», «Фейсбук», «Менеджмент» и т. д. вы увидите структуру. Например, на категорию «Менеджмент» приходится всего 3%, зато «Наружка» требует 25% затрат. При детальном рассмотрении легко прийти к выводу, что сокращать зарплату маркетологу – далеко не лучшая идея.

Есть разница между доходом, прибылью и остатком средств на конец месяца

Существуют четкие финансовые понятия, которые предприниматели часто путают. Нужно понимать, что означает оборот, сальдо, рентабельность и другие показатели финансовой деятельности. Но чаще всего владельцы бизнеса путают понятия «доход», «прибыль», «остаток на конец месяца».

Доходом называются все средства, которые были получены в результате деятельности вашей компании. Сюда относятся также будущие платежи, которые сделают клиенты. Валовая прибыль рассчитывается как разница между доходом и затратами на производство и реализацию.

Чистая прибыль – это средства, которые остаются после вычета из валовой прибыли остальных затрат (в том числе налоги).

Остаток средств на конец отчетного периода – это отдельное понятие. Это фактическое количество средств на счету компании на дату составления отчета.

Не понимая разницу между этими понятиями, разобраться в собственных финансах будет сложно. Поэтому важно иметь хотя бы минимальную финансовую грамотность.

Финансовое планирование

Если не уделять внимание финансовому планированию, вы будете иметь ложные ожидания от собственного бизнеса.

Например, компания взяла кредит на развитие бизнеса. Перед этим никто не посчитал, какую прибыль нужно получать в будущем, чтобы вовремя погасить задолженность. Предприниматели подумали, что раз доход увеличивается, значит, использование кредитных средств было целесообразным.  

Через год оказалось, что компания выплачивает только проценты. Тогда пришлось посчитать, сколько же нужно зарабатывать, чтобы выплатить кредит. В результате владельцы бизнеса были шокированы. Займ пришлось выплачивать много лет.

Планирование позволяет оценить, сколько средств будет в распоряжении компании через некоторое время. Это поможет избежать возникновения кассового разрыва. В этой ситуации с бизнесом может быть все в порядке, но оплатить на определенную дату зарплату или аренду нечем.  

Предприниматель должен знать, сколько они смогут заработать при запуске проекта в худшем и лучшем случае.

Можно составить таблицу в Excel. Нужно прописать соответствующие формулы, при помощи которых программа будет делать соответствующие расчеты. Можно использовать соответствующие зависимости, например:

  • Стоимость заявки + рекламный бюджет = число клиентов.
  • Пропускная способность маркетингового отдела + число обработанных лидов = количество менеджеров, необходимых для корректной работы.
  • Продолжительность цикла заключения сделки + конверсия + сумма среднего чека = плановый доход.

Правильно разработанная финансовая модель, в которой учтены все факторы, покажет существующие точки роста. Например, вам нужно снизить себестоимость продукции, чтобы уменьшить цену покупки для привлечения клиентов. Предприниматель предполагает, что такая стратегия позволит увеличить прибыль. Но на самом деле оказалось, что подобные действия не привели к соответствующим результатам.

Если бы бизнесмен заполнял таблицу, внося необходимые данные, он бы понял, что вместо снижения цены и себестоимости ему нужно было всего лишь увеличить конверсию на 0,5%. Это привело бы к росту прибыли на 19%.

Делегируйте управление финансами

Если в ходе предпринимательской деятельности приходится проводить много транзакций, владелец бизнеса тратит много времени на внесение данных. Тратя на эту работу в среднем 2 часа своего рабочего времени в день, финансовый учет кажется скучной рутиной. В этом случае существует простое решение – делегируйте эти обязанности бухгалтеру или своему помощнику. Тратьте время на анализ готовых отчетов.

Многие собственники компаний бояться предпринимать подобные действия, потому что нет простых инструментов. В результате приходится передавать другому человеку доступ к финансовой информации.

Но стоит понимать, что в случае расширения бизнеса нанимать бухгалтера все равно придется. Конечно, сотрудник получит доступ к финансовой информации. Но это нормальная ситуация. Многие не хотят показывать финансовый отчет кому бы то ни было.

Стоит учесть, что крупный бизнес обязан представлять отчет о финансовых результатах и баланс не только акционерам, но практически всем. Подобная информация находится в открытом доступе в интернете, что повышает доверие партнеров, инвесторов. Поэтому малому и среднему бизнесу не стоит бояться публичного размещения финансовой отчетности.

Некоторые предприниматели боятся пользоваться интернет-сервисами. Они предпочитают записывать суммы на бумажные носители (их всегда можно сжечь). Среди самых больших страхов владельцев компании можно назвать следующее:

  • сотрудники узнают размер зарплаты друг друга;
  • аккаунт взломают конкуренты;
  • доступ к компромату получит налоговая.

Подобные ситуации маловероятны, зато собственник компании будет тратить огромное количество времени на проведение расчетов.

Знание основ ведения бухгалтерии и финансового анализа позволит получать подробную информацию о собственном бизнесе. На основе этой информации можно принимать правильные стратегические и текущие решения, повышая рентабельность и чистую прибыль компании.


1 комментарий

Сезон распродаж: готов ли ваш бизнес - AmzKO· 11 мая, 2020 в 12:17 пп

[…] Правильная реакция на изменения рынка позволяет увеличить прибыль. Это не менее важно, чем правильное бюджетирование и учет, которые позволяют избежать финансового краха компании. […]

Комментирование закрыто.